Er ligt een voorstel op tafel en het klinkt redelijk, maar je hebt niemand in huis die kan zeggen of het dat ook is. Een dag meelezen kost minder dan het verschil tussen twee offertes, en veel minder dan het project dat halverwege vastloopt.
Wanneer het bedrag groot genoeg is om er spijt van te kunnen hebben, en wanneer er aan jouw kant niemand zit die de offerte technisch kan wegen. Dat is niet iets om je voor te schamen: er zijn weinig organisaties die daar iemand voor in dienst hebben, en de partij die het voorstel schreef is per definitie niet neutraal.
Ook wanneer er twee voorstellen liggen die je niet kan vergelijken omdat ze een andere vorm hebben. Dat is trouwens vaak geen toeval. Twee offertes naast elkaar leggen en de posten gelijktrekken, geeft je meteen een betere onderhandeling.
En soms wanneer er al iets draait en je wil weten of het onderhoud dat je betaalt in verhouding staat tot wat er gebeurt. Dat is een ongemakkelijke vraag om zelf te stellen en een gewone om te laten stellen.
Zes dingen die zelden in een voorstel staan en die achteraf het meeste verschil maken.
Een offerte beschrijft wat je krijgt. Interessanter is wat er ontbreekt: hosting, back-up, onderhoud, een testomgeving, de uren voor je eigen ploeg, en wat de tweede fase gaat kosten. Die posten komen later toch, en dan staan ze niet meer naast een alternatief.
Niet of het duur is, wel of het klopt. Een raming van twintig dagen voor iets wat er tachtig is, eindigt in meerwerk of in een half product. Te laag geraamd is even vaak een probleem als te hoog, en het is van buitenaf beter te zien dan van binnenuit.
De broncode, de accounts bij leveranciers, het domein, de gegevens. Staat dat allemaal op naam van de bouwer, dan koop je geen applicatie maar een abonnement waarvan je de prijs niet kent. Dat is op te lossen met drie zinnen in het contract, en enkel vooraf.
Wat kost het om te vertrekken, in welk formaat krijg je je gegevens, en hoe lang blijft het draaien terwijl je verhuist. Een exitclausule vraag je niet omdat je wantrouwt, maar omdat de prijs van de volgende offerte ervan afhangt.
Wat er gebeurt bij tien keer zoveel gebruikers, een tweede vestiging, of een koppeling die er nu nog niet is. Niet om alles vooraf te bouwen, wel om te zien of de keuzes van vandaag de deur dichtdoen voor wat je over twee jaar zeker nodig hebt.
Welke kennis er nodig is om dit te onderhouden, hoeveel mensen dat kunnen, en of het gebouwd is op iets waar je die mensen voor vindt. Een keuze voor een zeldzame technologie is geen fout, maar het is wel een kost die niemand in de offerte zet.
Vijf stappen, doorgaans binnen de week en zelden meer dan twee dagen werk.
De offerte, het bestek, de architectuurschets, de mailwisseling. Hoe ruwer hoe beter: een opgepoetste samenvatting verbergt net de dingen waar ik naar zoek. Een half uur aan de telefoon erbij, over wat je ermee wil, volstaat als context.
Wat ik niet ken, zoek ik op: de leverancier, de technologie, wat vergelijkbaar werk elders kost. Wat ik niet kan beoordelen, zeg ik erbij. Een second opinion die overal een mening over heeft, is er geen.
Per punt: wat er staat, waarom het me opvalt, en wat ik zou vragen of veranderen. Gesorteerd op wat het meeste geld of risico scheelt, niet op de volgorde van het document. Kort genoeg om door te sturen naar je bestuur.
Een gesprek van een uur, met de vragen die je zelf al had. Daar komt doorgaans nog een derde bij dat uit het document niet bleek. Wil je erna de leverancier zelf bevragen met die punten, dan is dat precies de bedoeling.
Geen offerte om het dan maar zelf te bouwen, want dat zou dit hele advies verdacht maken. Ik zeg wel als ik denk dat er een betere partij voor bestaat, en waarom.
Geen garantie dat het project slaagt. Ik lees een voorstel, ik zie de ploeg niet werken. Wat ik kan zeggen is of de aannames kloppen, of de prijs bij het werk past en of de afspraken je genoeg ruimte laten. Wat er daarna gebeurt, hangt van mensen af.
En geen afbraak. Een voorstel dat klopt, krijgt dat ook te horen, en dat is een volwaardige uitkomst. Het gebeurt geregeld dat de bevindingen neerkomen op twee vragen die je nog stelt en verder tekenen.
Stuur het gerust door, dan zeg ik eerst of ik er iets zinnigs over kan zeggen. Een bericht volstaat; het eerste gesprek van een uur kost niets.
Gaat het niet om een voorstel maar om de vraag waar je naartoe wil, dan past digitale strategie beter. Wat ik zelf bouw, staat bij het portfolio en de expertise.