Microsoft 365, en wat je er nog mee kan

Ik hou de 365-omgeving van een handvol klanten recht: gebruikers, licenties, toestellen en toegang. Bij de meeste van hen is 365 vooral mail, terwijl de rest al betaald is. Hieronder staat wat ik doe, en wat er nog in zit.

Wat 365 eigenlijk is

Microsoft 365 is geen mailpakket met wat extra's, maar een reeks diensten achter een aanmelding: Exchange voor mail en agenda, SharePoint en OneDrive voor bestanden, Teams voor het overleg, Entra ID voor wie binnen mag en Intune voor de toestellen. Wat je per gebruiker per maand betaalt, hangt af van hoe ver je pakket gaat, niet van hoeveel je ervan gebruikt.

Daar zit meteen het venijn. Wie enkel mailt, betaalt evenveel als wie de rest ook inzet. Het verschil zit in wie er een keer is gaan zitten om het aan te zetten, en daarna bijhoudt dat het aan blijft staan.

Wat ik voor die klanten doe

Geen van die dingen is spectaculair. Samen zijn ze het verschil tussen een omgeving die meegroeit en een die stilaan scheefzakt.

Wie erbij komt en wie vertrekt

Een nieuwe collega heeft de eerste dag een mailbox, de juiste groepen en een toestel dat werkt. Wie vertrekt, is diezelfde dag buiten, terwijl zijn mail en bestanden blijven waar de organisatie ze terugvindt.

Gedeelde postvakken

info@, facturen@ en boekingen@ als gedeeld postvak, en niet als account met een wachtwoord dat rondgaat. Wie erbij mag, is dan een instelling en geen afspraak.

Aanmelden dat standhoudt

Tweestapsverificatie voor iedereen, voorwaarden op waar en waarmee er binnengekomen wordt, en een noodaccount dat buiten die regels valt voor de dag dat het toch misloopt.

Toestellen zonder ze aan te raken

Laptops en telefoons die zich bij het eerste opstarten zelf inrichten, met de instellingen en de software er al op. Een toestel dat kwijtraakt, wordt op afstand leeggemaakt.

Mail die aankomt en die niemand namaakt

SPF, DKIM en DMARC juist gezet, en de rapporten die daarop binnenkomen ook echt nagekeken. Anders weet je pas dat er in je naam gemaild wordt wanneer een klant belt.

Een kopie buiten 365

Microsoft zorgt dat hun dienst rechtstaat, niet dat jouw bestanden er over een jaar nog zijn. De prullenmand en de bewaartermijnen vangen veel op, en wat daarbuiten valt, staat in een aparte back-up.

Intune, het stuk dat over toestellen gaat

Van alle onderdelen is Intune het minst bekende, en meestal het meest nuttige. Het gaat niet over mail maar over de laptops en telefoons zelf. Zo'n toestel meldt zich aan bij jouw omgeving en krijgt van daaruit zijn instellingen: welke software erop hoort, dat de schijf versleuteld is, dat er een code op het scherm staat, en wanneer er updates gezet worden. Je legt dat een keer vast, en elk toestel dat erbij komt volgt diezelfde regels.

Een toestel dat zichzelf inricht

Een nieuwe laptop gaat van de leverancier rechtstreeks naar de medewerker. Bij het eerste opstarten meldt hij zich aan, haalt hij zijn instellingen op en zet hij de software die erop hoort. Niemand hoeft hem eerst een halve dag klaar te zetten.

Regels die vanzelf gelden

Een versleutelde schijf, een schermvergrendeling, een virusscanner die aanstaat en updates die niet maandenlang blijven liggen. Staat een toestel niet in orde, dan zie je dat, en je kan het de toegang tot je mail en bestanden ontzeggen tot het weer klopt.

Werk en eigen spullen apart

Op de telefoon van de medewerker zelf hoeft niet het hele toestel beheerd te worden. Enkel de werkmail en de werkbestanden zitten in een apart vak met eigen regels, en dat vak kan je wissen zonder aan zijn eigen foto's te komen.

Kwijt of gestolen

Een toestel dat verdwijnt, wordt op afstand vergrendeld of leeggemaakt, en het account eromheen zet je tegelijk stil. Dat scheelt de dag zelf een hoop paniek.

Een antwoord op de vraag naar beveiliging

Vraagt een verzekeraar, een auditeur of een grote klant welke toestellen aan hun gegevens kunnen, en of die versleuteld en bijgewerkt zijn, dan staat dat antwoord in een scherm in plaats van in iemands hoofd.

Intune zit in Business Premium en in de grotere pakketten. Wie zo'n pakket heeft en de laptops nog altijd een voor een klaarzet, betaalt er dus al voor.

Wat er nog in zit

Het potentieel zit zelden in iets bij te kopen. Het zit in wat er op je factuur al staat en nooit is ingericht.

De gedeelde schijf naar SharePoint

Dezelfde mappen, maar met rechten per groep, een versiegeschiedenis waar je echt iets aan hebt, en toegang van thuis zonder vpn. De server op kantoor mag dan uit.

Teams als de plek waar het werk staat

Niet enkel bellen: een kanaal per project of per winkel, met de bestanden en de afspraken ernaast. Scheelt een hoop mails met een bijlage van drie versies geleden.

Lists en Planner in plaats van een Excel die rondgaat

Een lijst waar iedereen tegelijk in kan, met wie wat doet en wanneer, en een geschiedenis van wie wat wijzigde. Niemand hoeft nog te vragen welke versie de juiste is.

Power Automate voor het overtikwerk

Een ingevuld formulier dat vanzelf een taak aanmaakt, een factuur die in de juiste map belandt, een bericht wanneer een termijn verstrijkt. Kleine stukken werk die nu bij iemand op een briefje staan.

Bookings voor afspraken

Een pagina waarop een klant zelf een moment kiest, bovenop de agenda's die er al zijn. Geen heen-en-weer meer over wie wanneer kan.

365 vanuit je eigen applicatie

Via Microsoft Graph verstuurt je eigen applicatie mail op je eigen adres, leest ze een gedeelde mailbox uit of zet ze verlof in de agenda. Dat is dezelfde api waarmee ik koppelingen bouw.

Aanmelden met het werkaccount

Je eigen applicatie laat aanmelden met Entra ID: een wachtwoord minder om te onthouden, en wie uit dienst gaat, is daar meteen ook buiten.

Bewaren en terugvinden

De mailbox van iemand die vertrok, kan bewaard blijven zonder dat er een licentie op moet blijven staan. Dat moet wel vooraf ingesteld zijn, anders is ze een maand later gewoon weg.

De twee onderste gaan verder dan beheer: daar knoopt 365 aan je eigen applicatie vast. Wat ik daar al mee deed, staat bij de koppelingen.

Waar het geld meestal zit

Een doorlichting betaalt zichzelf vaker terug dan ze kost. Niet door hard te onderhandelen, wel door te tellen.

Licenties die op niemand staan

Een abonnement loopt per gebruiker door tot iemand het opzegt. Bij een doorlichting staan er bijna altijd een paar op mensen die er al een tijd niet meer werken.

Het verkeerde pakket

Basic, Standard en Premium schelen een paar euro per gebruiker per maand, en je hebt ze zelden allemaal in dezelfde maat nodig. Wie enkel mail leest op een gedeelde pc, heeft geen Premium nodig. Wie laptops moet beheren, heeft aan Basic niets.

Gedeelde postvakken kosten niets

Een gedeeld postvak hoeft geen eigen licentie. Elk adres dat vandaag nog een gewoon account met een wachtwoord is, is een licentie die je niet hoeft te betalen.

Twee keer betalen voor hetzelfde

Naast een pakket dat een virusscanner, toestelbeheer en tweestapsverificatie al bevat, loopt er vaak nog een apart contract voor net die dingen. Dat valt gewoon op te zeggen.

Het tarief voor de social profit

Een vzw betaalt bij Microsoft niet hetzelfde als een bedrijf. Je moet het wel aanvragen, en het aanbod verschuift af en toe: wat een paar jaar geleden een aantal gratis licenties was, is vandaag een korting.

Hoe ik dat aanpak

Eerst kijken wat er staat

Een doorlichting van de omgeving: gebruikers, licenties, rechten, toestellen, de mailinstellingen en wie er allemaal beheerder is. Voor de meeste klanten is dat het eerste volledige overzicht dat er ooit van gemaakt is.

Opkuisen wat scheef staat

Accounts van vertrokken mensen, rechten die veel te ruim staan, licenties die nergens op slaan, en dat ene beheerdersaccount waar iedereen mee inlogt.

Vastleggen wat goed staat

Beleid, groepen en toestelinstellingen die zichzelf toepassen, in plaats van een lijstje dat iemand per nieuwe collega moet aflopen. Wat vastligt, staat volgend jaar nog altijd goed.

Het werk van elke maand

In en uit dienst, licenties bijstellen, updates op de toestellen en de meldingen die binnenkomen. Dat is het meeste van het werk, en het is zelden dringend.

Een keer per jaar opnieuw tellen

Licenties, rechten en toestellen naast de werkelijkheid leggen. Een organisatie verandert nu eenmaal sneller dan haar instellingen.

Wanneer je dit nodig hebt

Een handvol mailboxen

Werkt iedereen op zijn eigen toestel, is er niets om te delen en heb je vooral mail nodig, dan is 365 meer dan je nodig hebt. Dan is een gewone mailoplossing goedkoper en eenvoudiger.

Bekijk het mailaanbod

Dit past beter

Mensen die in en uit dienst gaan, laptops van de zaak, bestanden die gedeeld moeten worden, een verzekeraar of een klant die naar je beveiliging vraagt, of een eigen applicatie die op dezelfde aanmelding moet draaien.

Leg me je situatie voor

Wie waarvan eigenaar is

De omgeving staat op jouw naam, niet op de mijne. De licenties koop je rechtstreeks bij Microsoft of bij de partner waar je vandaag al zit, aan hun tarief, en daar komt van mij niets bij. Ik krijg beheerderstoegang, en die kan je zelf intrekken.

Wat je aan mij betaalt is het beheer: een vast bedrag per maand wanneer het werk voorspelbaar is, per uur wanneer dat niet zo is. Een doorlichting is een eenmalige opdracht, en het overzicht dat eruit komt blijft bruikbaar, ook als je daarna niets met mij doet.

Stopt de samenwerking, dan blijft alles gewoon staan: de mailboxen, de bestanden, de instellingen en de toestellen. Er draait niets dat enkel bij mij staat.

Vraag het gewoon Ook je servers

Wil je weten wat er in jouw 365 staat

Zeg me met hoeveel mensen jullie inloggen en wat er vandaag misloopt, dan kijk ik de omgeving na en zeg ik wat er beter kan, wat er weg mag en wat het beheer zou kosten. Zit het goed, dan hoor je dat ook: [email protected].

Gaat het vooral over mail op je eigen domein, kijk dan bij mail. Staat er ook een site of een applicatie bij, dan is hosting of devops het stuk ernaast.