De meeste organisaties hebben geen gebrek aan ideeen maar aan volgorde. Een strategie is hier geen visiedocument: het is een lijst beslissingen, met een prijs erbij en een volgorde waarin ze betaalbaar blijven.
Niet een presentatie met pijlen en bollen waar iedereen na afloop tevreden over is en waar niemand maandag iets mee doet. En niet een technologiekeuze vermomd als een plan, waarbij het antwoord toevallig het pakket is waar de adviseur mee werkt.
Wel een oefening die begint bij wat je mensen elke week met de hand doen, die de prijs van dat handwerk in uren uitdrukt, en die daaruit een volgorde afleidt. Meestal blijkt dan dat het meest urgente niet het meest zichtbare is, en dat een deel van de wensenlijst goedkoper op te lossen valt dan iemand dacht.
Het resultaat is een paar bladzijden die je bestuur leest en waar je ploeg mee aan de slag kan. Geen abonnement, geen begeleidingstraject: de oefening heeft een begin en een einde, en daarna kan je me bellen of niet.
Zes stappen tussen een verlanglijst en een plan dat je kan uitvoeren.
Welke systemen draaien er, wie is de eigenaar, wat kost elk ervan per jaar, en welke gegevens zitten erin. Bij bijna elke organisatie die ik binnenkom bestaat dat overzicht niet, en bij bijna elke organisatie levert het meteen twee abonnementen op die al een jaar niemand meer gebruikt.
Niet welk systeem verouderd is, wel waar mensen elke week tijd verliezen. Een export die iemand overtikt, een lijst die twee keer wordt bijgehouden, een goedkeuring die per mail gaat. Uitgedrukt in uren per maand, want dan wordt de afweging een rekensom in plaats van een mening.
Alles kan, maar niet tegelijk. De volgorde volgt wat het meeste oplevert per euro en wat het minste van je ploeg vraagt. Dat betekent dat de meest zichtbare wens zelden bovenaan staat, en dat uitleggen hoort bij het werk.
Voor elk onderdeel: bestaat er iets dat past, wat kost dat op vijf jaar, en wat kost het om het zelf te hebben. Waar een pakket volstaat, koop je een pakket. Maatwerk hoort op het stuk dat van jou is, en dat is doorgaans kleiner dan gedacht.
Welke gegevens er in andermans systeem staan, hoe je ze eruit krijgt, wat je betaalt als je weggaat, en wat er gebeurt als die partij stopt. Dat staat zelden in een offerte en het bepaalt wel hoeveel je later nog te kiezen hebt.
Geen rapport dat in een lade belandt. Wat je doet, in welke volgorde, met een raming per stap en de afspraak wanneer we opnieuw kijken. Kort genoeg dat je bestuur het leest, concreet genoeg dat je er maandag aan kan beginnen.
Vijf uitgangspunten die bepalen of een plan uitgevoerd raakt of in een lade belandt.
Een strategie die start bij welke software je wil, kiest een antwoord voor je de vraag kent. Beginnen bij wat mensen elke dag doen levert een lijst op waar iedereen zich in herkent, en dan is de technische keuze erna meestal evident.
De beperking is zelden het budget maar de tijd van je eigen ploeg. Vijf projecten naast het gewone werk betekent vijf projecten die half af raken. Twee per jaar die echt afgewerkt worden, brengt je verder dan een ambitieuze meerjarenplanning.
De licentie is het kleinste deel. Wat telt is de licentie plus het beheer plus de uren van je eigen mensen plus wat het kost om er ooit weer uit te raken. Systemen die goedkoop binnenkomen en duur zijn om te verlaten, zijn de duurste die er zijn.
Schermen worden vervangen, gegevens blijven. Weten welk systeem de bron is voor een klant, een product of een order, en dat opschrijven, voorkomt de situatie waarin drie systemen elk hun eigen waarheid hebben en niemand nog weet welke klopt.
Een plan van drie jaar is na een jaar deels achterhaald, en dat is normaal. Zet er van bij het begin in wanneer je opnieuw kijkt en op welke signalen. Dan is bijsturen een afspraak en geen bekentenis dat het plan fout was.
Voor een organisatie van een handvol tot een paar honderd mensen is dit doorgaans twee tot vier dagen werk, verspreid over enkele weken: gesprekken met wie het werk doet, een ronde langs de systemen, en dan het schrijven. Het eerste gesprek van een uur kost niets en levert meestal al een beeld op van of dit iets voor jou is.
Wat erna komt, mag je zelf doen of laten doen. Ik heb er geen belang bij dat ik het bouw, en dat is precies waarom ik dit los aanbied.
Stuur gerust een bericht. Gaat het eerder om een concreet voorstel dat op tafel ligt, dan is een second opinion sneller en goedkoper.
De vraag wat er gebeurt als er iets fout gaat, hoort bij continuiteit en herstel. Het volledige aanbod staat bij de diensten.